Regulamente

REGULAMENTUL OFICIAL AL EVENIMENTULUI “Bucharest Gaming Week” 21-22 NOIEMBRIE 2026 Romexpo

Prezentul regulament se aplică evenimentului “Bucharest Gaming Week” organizat de de PUBLIC RELATIONS PEOPLE SRL, C.I.F.: RO RO16217147, Nr. Registru Comertului: J/2004/003757406, adresa: STR CALOTESTI, NR.2, CAMERA 5, ET.3, AP.4Oras: SECTOR 3, BS1 30593, București, România, în parteneriat cu Asociația Gaming Week, denumit în continuare Organizator, și definește regulile pe care fiecare participant la “Bucharest Gaming Week” trebuie să le respecte, precum și drepturile și obligațiile Organizatorului și ale Participantului (persoana care participa la Eveniment ca urmare a cumpararii unui bilet, obținerii unei invitații din partea Organizatorului sau beneficiarul accesului liber)

“Bucharest Gaming Week” (denumit în prezentul și Evenimentul) se va desfășura în perioada 21-22 Noiembrie 2026, la Romexpo, Pavilionul B1. (în continuare, Locația).

Respectarea acestui REGULAMENT este obligatorie pentru toate persoanele prezente la “Bucharest Gaming Week”. În cazul nerespectării acestuia, Organizatorul își rezervă dreptul de a refuza intrarea persoanelor în cauză în locația evenimentului sau excluderea de la Eveniment, caz în care contravaloarea biletului nu se restituie.

Prezentul Regulament cuprinde drepturile și obligațiile ce decurg dîn participarea la Eveniment și relațiile care se stabilesc între Organizator și Participanți cu ocazia Evenimentului, aceștia din urmă fiind obligați să îl respecte.

Atât prin cumpărarea de bilet, cât și exclusiv prin participarea la Bucharest Gaming Week, Participanții acceptă și sunt de acord cu condițiile Organizatorului de a controla respectarea prezentelor condiții.

Prîn cumpararea unui bilet, Participantul se obligă să respecte prezentul Regulament. Acesta se aplică de asemenea oricărui Participant, indiferent de modul de acces la eveniment. Față de participanții neautorizati, Organizatorul nu are nicio obligație.

BILETE

Accesul la eveniment se face pe baza de bilet. Biletul în baza căruia se va face accesul trebuie păstrat pe toată durata evenimentului. Biletele pot fi achizitionate doar pentru una dintre zilele de desfășurare a Evenimentului sau pentru toate zilele de desfășurare a Bucharest Gaming Week (abonament)

Biletele pot fi achiziționate online de pe site-ul www.iabilet.ro.

Garantăm doar valabilitatea biletelor cumpărate prîn partenerii enumerați mai sus.

Este strict interzisă revânzarea sau cumpărarea biletelor sau a invitațiilor.Un bilet este valabil pentru o șingură persoană. Biletele cumpărate nu pot fi înlocuite, iar contravaloarea lor nu poate fi restituită. Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica prețul biletelor fără o înștiințare prealabilă.

ACCES

Accesul copiilor cu vârstă mai mica de 7 (șapte) ani este gratuit.

Accesul minorilor cu vârsta mai mica de 16 ani este permis doar daca sunt insotiti de un parinte/tutore sau o alta persoana adultă și sunt supravegheați în permanență de către acesta/ aceștia.

La cererea persoanelor responsabile cu siguranța și securitatea Evenimentului, însoțitorul are obligația să prezinte documente care atestă vârsta minorului (certificat naștere, carnet de elev, pașaport sau orice alt document care conține poza minorului).

Persoanele cu dizabilități încadrate într-o categorie de handicap beneficiază de acces gratuit. Pentru a beneficia de gratuitate, adulții cu dizabilități trebuie să prezinte actul de identitate și actele doveditoare corespunzătoare.

Copiii cu handicap precum şi persoana care îl însoţeşte beneficiază de intrare gratuită pe baza prezentării actelor doveditoare corespunzătoare.

PARTICIPAREA

Participarea adulților și a minorilor însoțiți de către părinti/tutore legal sau o alta persoana adultă la eveniment se face pe propria răspundere, respectiv pe răspunderea adulțillor care îi însoțesc, inclușiv cu privire la următoarele:

a) persoanele cu boli psihice sau fizice pentru care zonele aglomerate, zgomotele puternice, efecte speciale sonore, vizuale și audio, reprezintă risc își asumă întreaga răspundere pentru prejudiciile pe care le-ar putea suferi prîn participarea la eveniment.
b) pentru zonele de joacă, distracție, interactiune și alte asemenea zone dîn Locația Evenimentului, participanții adulți (părinți, bunici, alte rude sau tutori) se vor așigura că minorii pe care îi însoțesc dețîn condiția fizică și pșihică pentru participare.

Derularea Evenimentului poate include efecte de lumină și sunet puternice care ar putea dauna copiilor sau persoanelor epileptice, sensibile sau cu anumite afectiuni. Organizatorul nu își asumă nici o răspundere pentru vătămarile sau prejudiciile materiale/fizice și morale astfel suferite de Participanți.

INTERDICȚII

ESTE INTERZIS:

Este interzis accesul cu lichide de orice fel, atata timp cat nu sunt medicamente sau lichide cu prescriptie medicala.
Accesul cu arme sau orice alte obiecte ce pot fi conșiderate periculoase sau arme albe sau alte obiecte care reprezintă pericol public;
Accesul cu recipiente de sticlă, materiale inflamabile, substanțe toxice sau periculoase;
Comercializarea de produse în zonele evenimentului fără acordul Organizatorului;
Consumul de alcool, droguri/substanțe interzise
Obiecte contondente, articole pirotehnice;
Accesul cu animale;

Această listă nu este una exhaustivă. Organizatorul are dreptul de a interzice accesul în Locație în măsura în care obiectul deținut de Participant ar putea să pericliteze siguranța altor participanți sau ar prezenta un pericol pentru desfășurarea în condiții de siguranță a Evenimentului.

REGULI DE CONDUITĂ

Toți Participanții trebuie să respecte normele de conduita, regulile sociale, legile în vigoare și prevederile prezentuluil Regulament. Participanților nu le este permis să desfășoare niciun fel de activități care ar putea să pună în pericol sau să afecteze în orice mod șiguranța sau drepturile celorlalți participanți.

Organizatorul nu își asumă răspunderea pentru eventualele prejudicii (materiale sau morale) cauzate prîn nerespectarea Regulamentului și va putea solicita despăgubiri persoanelor vinovate de încălcarea acestuia.

Participanții sunt obligați ca în Locația evenimentului, să respecte indicațiile Organizatorului, să aibă un comportament corespunzător, să nu producă daune sau stricăciuni Locației, dotarilor acesteia, standurilor, aparaturii sau instalatiilor existente în locație, sau oricaror altor bunuri, în caz contrar Participantul urmand a fi singur răspunzător pentru oricare și toate prejudiciile produse Locației, Organizatorului, Partenerilor, Sponsorilor sau oricăror altor persoane fizice sau juridice prezente la Bucharest Gaming Week.

Organizatorul are dreptul, cu efect imediat, de a interzice accesul unui participant în incinta spațiului de desfășurare a Evenimentului sau de lua măsuri pentru ca participantul să părăsească Locația, în cazul încălcării prezentului regulament sau a unei legi în vigoare dîn România, fără ca participantul să aibă dreptul la restituirea contravalorii biletului.

De asemenea, Participantul are obligația sa se supuna oricăror reguli de conduită sau interdicții aplicabile și/sau impuse de către persoanele responsabile de administrarea, paza, siguranța Locației.

VIDEO / FOTO. PRELUCRAREA DE DATE PERSONALE

Este INTERZIS accesul în locația Evenimentului fără autorizația Organizatorului cu camere video profeșionale și semi-profeșionale, inclușiv camere foto ce dețîn obiectiv detașabil. Posesorii unor astfel de echipamente sunt obligați să se supună predării acestora în custodie temporară.

Organizatorului și alte persoane care au acceptul Organizatorului au dreptul de a înregistra și fotografia evenimentul și de a utiliza aceste inregistrari. Prin achiziționarea biletului și participarea la Eveniment, Participanții iși dau acordul pentru poșibila includere a imaginii/portretului și/sau a vocii lor în filmările ce vor fi realizate în locația Evenimentului. Participanții se declara de acord cu aceste inregistrari care pot cuprinde date personale ce le apartîn și nu vor avea nicio prețenție față de Organizator.

Astfel, pe durata evenimentului, Organizatorul, presa acreditată, sponsorii Evenimentului, entitățile participante la Eveniment și invitații lor, alte terțe părți cu acordul Organizatorului, vor realiza înregistrari audio și video și/sau fotografii și/sau transmișii live dîn timpul Evenimentului în care pot fi cuprinse imagini și voci ale artiștilor prezenți la eveniment, momentele dîn cadrul „Bucharest Gaming Week” dar și imaginea/portretul și/sau vocea Participanților (inclusiv ale copiilor). Aceste imagini vor fi utilizate și difuzate public, în orice media, inclusiv în mediu online, în scop de informare, promovare, reclama și publicitate. Participanții se declara de acord cu aceasta prelucrare și utilizare a datelor lor personale.

Participanții la Eveniment înteleg că datele cu caracter personal constând în imaginea proprie și voce vor fi astfel colectate și prelucrate în scopul mediatizării evenimentului, în scopul promovarii/publicității Bucharest Gaming Week , a Organizatorului, a partenerilor, sponsorilor, invitatilor, inclușiv pentru publicitatea ce va fi facută pentru evenimente viitoare.

Prin urmare, toți Vizitatorii, în virtutea participării lor la Eveniment, acordă Organizatorului,, permisiunea expresă pentru înregistrarea și publicarea imaginii, înfățișării și acțiunilor lor. Persoana care face înregistrările conform regulilor sus-menționate va obține drepturi de folosință transferabile și exclusive care sunt restricționate ca timp, amplasare geografică și formă de utilizare, orice prezentare a respectivelor imagini trebuind să fie însă în legătură cu Evenimentul.

Organizatorul și persoanele autorizate de Organizatorul au dreptul nerestricționat de a obține profit, de a utiliza (în special în scopul promovării Evenimentului), de a copia, de a publica, de a difuza public și distribui astfel de înregistrări ale Participanților, fără a fi necesar să îi plătească pentru aceasta.

Participanții iau notă în mod expres de faptul că Organizatorul poate înregistra Evenimentul, poate copia înregistrările și le poate distribui prin mijloace purtătoare de imagine, le poate difuza sau le poate face publice în alt mod și poate face acest lucru în mod repetat, inclusiv prin informarea publicului cu privire la Eveniment, prin mijloace de transmisie a datelor prin cablu sau prin orice alte mijloace (de ex. prîn YouTube), astfel încât membrii publicului să poată alege individual locul și ora de acces.

Participanții nu au dreptul, în limitele prevederilor legale, să ridice pretenții împotriva Organizatorul în legătură cu înregistrările și publicarea lor conform celor prevăzute mai sus.

Organizatorul înregistrează audio-video evenimentele sale și pentru a păstra o arhivă a evenimentelor sale.

Prelucrarea înregistrărilor audio-video și a imaginilor se realizează în interesul legitim al Organizatorului, fiind avute în vedere și respectate drepturile persoanelor vizate, în special ale minorilor.

Participantul ia la cunostinta ca Organizatorul este responsabil doar pentru propriile prelucrări de date personale în scopurile mai sus arătate și nu are nicio responsabilitate pentru înregistrările audio – video, fotografiile sau difuzarea live a imaginilor realizate de către orice alta persoana fizica sau juridica prezenta la Eveniment. Organizatorul nu are nicio obligație și nicio responsabilitate în legătură cu prelucrarea datelor personale realizata de terte parti, indiferent dacă au avut sau nu acordul Organizatorului pentru a capta, stoca și utiliza imagini din timpul desfășurării Evenimentului.

Organizatorul are dreptul de a foloși materialele foto și audio-video, de a le publica în orice media, inclusiv pe internet (ex. Facebook, YouTube, site-urile Organizatorului) și de a le utiliza în campanii publicitare/ de promovare/de informare fără a compensa în vreun fel Participantul și fara ca acesta sa ridice prețenții cu privire la aceasta utilizare.

Pe perioada evenimentului, partenerii și sponsorii Evenimentului, expozanti, alte entitati care au permișiunea Organizatorului sau presa acreditată au dreptul de a înregistra și fotografia evenimentul. Participanții iau la cunostință că există poșibilitatea de a apărea în astfel de materiale, fără a putea emite prețenții asupra drepturilor cu privire la respectivele materiale. Aceștia au dreptul de a foloși aceste materiale, de a le publica pe diverse canale (ex. Facebook, YouTube, șite-urile proprii și) și de a le utiliza în campanii publicitare fără a compensa în vreun fel participantul.

Participanții iau la cunostință că, în incinta spațiului de desfășurare a evenimentului, este interzisă orice activitate comercială sau de publicitate fără acordul scris al Organizatorului.

Organizatorul se obligă să prelucreze datele furnizate în scopul prevăzut în prezentul Regulament Oficial și cu respectarea prevederilor GDPR (Regulamentul (UE) 2016/679.

Participanților le sunt garantate drepturile prevăzute de lege privind protecția datelor cu caracter personal. În calitate de persoană vizată, participantul care a furnizat datele sale cu caracter personal poate contacta Organizatorul (denumit în continuare Operatorul), în orice moment și în mod gratuit, cu o notificare, folosind datele de contact menționate în prezentul regulament, în vederea exercitării drepturilor sale prevăzute de lege.

În calitate de persoană vizată, în conformitate cu prevederile Regulamentului, drepturile pe care le aveți sunt următoarele:

(1) Dreptul de a fi informat;

(2) Dreptul la rectificare;

(3) Dreptul la ştergere;

(4) Dreptul la restricţionarea prelucrării datelor;

(5) Dreptul la portabilitatea datelor

(6) Dreptul la opoziţie

(7) Dreptul de a retrage consimțământul

(8) Dreptul de a adresa o plângere autorității de supraveghere. În situația în care apreciaţi că Operatorul nu a răspuns solicitării dvs. de a rezolva o problemă specifică, aveţi dreptul de a vă adresa Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Perioada de stocare a datelor cu caracter personal

În funcție de scopul prelucrării, vom păstra datele pe toată durata necesară îndeplinirii drepturilor și obligațiilor asumate prin prezentul Regulament sau până la data retragerii acordului sau atât timp cât legea prevede obligaţia păstrării acestor date.

În cazul în care aveți întrebări cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal sau dacă doriți să vă exercitați drepturile sau dacă aveți întrebări, vă rugăm să ne contactați trimițând o cerere la adresa de e-mail contact@bucharestgamingweek.ro

LIMITAREA RĂSPUNDERII ORGANIZATORULUI ȘI FORȚA MAJORĂ

În cadrul Evenimentului, Organizatorul poate efectua modificări ale programului (artistic, organizatoric, etc.) în mod unilateral, în funcție de diverse situații ce pot apărea pe parcurs.

Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica, restructura și dezvolta Evenimentul, Participanții nu au dreptul să ridice pretenții împotriva Organizatorul cu privire la respectivele modificări, restructurări sau dezvoltări ulterioare.

Organizatorul nu va garanta Participanților disponibilitatea,, conținutul, calitatea, cantitatea sau durata momentelor și/sau prezenta persoanelor anunțate în programul Evenimentului.

În cazul în care autoritățile solicită suspendarea sau închiderea Evenimentului de către Organizator din motive de caz fortuit sau forța majoră, Evenimentul sau o parte a acestuia vor fi anulate/suspendate, iar Organizatorul nu poate fi ținut răspunzător pentru încheierea /suspendarea acestuia.

Participanții iau notă în mod expres de faptul că pot achiziționa sau beneficia de produse și servicii în cadrul sau legătură cu Evenimentul care sunt oferite de alți Parteneri, și nu de către Organizator. În astfel de cazuri, contractul este încheiat direct între Participant și Partenerul Organizatorului, iar drepturile și obligațiile decurgând din relația juridică se aplică exclusiv dintre aceștia.

Participanții confirmă în mod expres că nu pot ridica nicio pretenție împotriva Organizatorul în legătură cu produsele și serviciile respective. Organizatorul declară, de asemenea, că nu răspunde în niciun fel în legătură cu produsele și serviciile furnizate de Partenerii Organizatorului, Sponsori, alte terte parti. Participanții pot utiliza serviciile și produsele furnizate de partenerii contractuali ai Organizatorului exclusiv pe riscul propriu. Organizatorul nu își asumă nicio răspundere pentru prejudiciile ce decurg din sau sunt suferite în legătură cu cumpărarea sau utilizarea unor servicii și produse furnizate de partenerii sai contractuali prezenți în Locație.

Având în vedere că nu există o relație contractuală între Organizator și un participant neautorizat, Organizatorul exclude în mod explicit orice răspundere față de participantul neautorizat și pentru toate pretențiile pe care le poate ridica un consumator.

Participanții sunt pe deplin răspunzători, atât în baza dreptului civil, cât și a dreptului penal, pentru orice prejudiciu pe care l-au cauzat Organizatorul, partenerilor acestuia și altor vizitatori și terți în cadrul Evenimentului sau în legătură cu Evenimentul.

Organizatorul nu răspunde de activitățile sau omisiunile ilicite ale oricărui Participant sau terț. În cazul în care un vizitator, Participant, terț produce un prejudiciu, de orice natură, unui alt vizitator, participant sau Terț, acesta din urmă trebuie să se îndrepte cu orice fel de acțiune împotriva persoanei culpabile, pentru repararea prejudiciului, iar nu împotriva Organizatorul.

Organizatorul nu va avea nicio responsabilitate, de nicio natură, pentru orice fel de prejudiciu (direct sau indirect) ce rezultă din utilizarea sau din incapacitatea de utilizare a informației prezentate pe Site în legătură cu Evenimentul.

În cazul anulării Evenimentului din motive ce țin de culpa exclusivă a Organizatorului, prețul biletelor plătit se va rambursa în termen de 90 de zile de la data la care s-a anunțat anularea.

Contravaloarea biletelor achiziționate nu va fi restituită în situația anulării Evenimentului de către Organizator dîn cauze care intră sub incidența forței majore sau a cazului fortuit. Prin forță majoră sau caz fortuit se înțelege orice eveniment extern și imprevizibil cum ar fi, dar fără a ne limita la: furtuni, amenințări sau risc de atac terorist, acte ale autorităților publice, fie legitime sau nu, epidemii, pandemic, accident, explozii, incendii, inundații, ploi torențiale, cutremur, conflicte sociale, scurtcircuit major, risc ridicat de afectare a sănătății sau orice alte cazuri care nu pot fi prevăzute sau înlăturate prin diligență și prudență de către Organizator.

Datele de desfășurare ale Evenimentului pot fi modificate unilateral de Organizator în caz de forță majoră sau caz fortuit fără nicio obligație de rambursare a prețului biletelor către Cumpărător.

DREPTURI DE PROPRIETATE INTELECTUALĂ

Tot ceea ce este postat pe Site-ul Evenimentului precum și în Locație, cum ar fi, însă fără a se limita la, imagini, texte, elemente de grafică, simboluri, logo-uri, baze de date etc. este proprietatea Organizatorul şi/sau a partenerilor contractuali ai acestuia, sponsori, expozanti, alte terțe entități autorizate de Organizator. Toate acestea cad sub incidența legislației în materie de proprietate intelectuală.

Participanții nu pot utiliza, copia, distribui, publica sau incorpora în alte documente sau materiale astfel de marcaje/informații sub nicio formă, în special în scopul obținerii de venituri, fără permisiunea prealabilă scrisă și expresă a Organizatorul sau a titularilor drepturilor asupra acestora.

LITIGII

Eventualele dispute apărute între Organizator și Participanții se vor rezolva pe cale amiabila sau în cazul în care aceasta nu va fi posibila, litigiile vor fi solutionate de instantele judecatoresti romane competente.

Eventualele reclamații legate de derularea Evenimentului se vor putea trimite la adresa de email: contact@bucharestgamingweek.ro

REGULAMENTUL OFICIAL AL CONCURSULUI BGW TREASURE HUNT 2026

REGULAMENTUL „COSPLAY SHOWCASE” BGW2026

Cosplay Showcase are loc sâmbătă, 21 noiembrie, pe Main Stage-ul Bucharest Gaming Week. Show-ul începe la ora 14:00.

În fiecare an, încercăm să extindem pe cât posibil numărul de locuri disponibile în Bucharest Gaming Week Cosplay Showcase, pentru a oferi oportunitatea de a participa unui număr cât mai mare de cosplayeri. Cu toate acestea, unul dintre lucrurile care fac parada noastră specială este tocmai echilibrul dintre libertatea de exprimare artistică și siguranța tuturor participanților.

În cele ce urmează, te invităm să parcurgi ghidul nostru și regulamentul paradei. Acesta a fost conceput pentru a te ajuta să înțelegi modul de desfășurare a evenimentului și pentru a ne asigura că ne bucurăm împreună de o experiență cât mai plăcută, organizată și sigură.

Te rugăm să reții că regulamentul prezentat mai jos se aplică exclusiv participanților înscriși în paradă. Regulile privind accesul în incinta evenimentului în costum și condițiile aferente acestuia sunt diferite si nu tin de noi. Prin urmare, nu putem garanta că persoanele care aleg să participe la eveniment în costum, fără a fi înscrise în showcase, vor respecta aceleași reguli, prin urmase se pot aplica masuri in plus.

Toate aceste măsuri au fost stabilite cu un scop clar: siguranța ta, a celorlalți participanți și a echipei de organizare. Știm că unele reguli pot părea stricte, însă ele sunt necesare pentru a putea desfășura parada în condiții optime și pentru a ne asigura că fiecare participant se poate bucura de experiență fără riscuri inutile.

La prima vedere, lucrurile pot părea destul de simple, iar criteriul nostru principal chiar este unul ușor de înțeles: costumul tău trebuie să reprezinte un personaj dintr-un joc video, indiferent de platforma pe care acesta este disponibil — PC, consolă, mobil sau orice altă platformă de gaming. Nu contează dacă ai ales să îți cumperi costumul sau să îl creezi chiar tu, de la zero. Acceptăm atât costume realizate handmade, cât și costume achiziționate, atât timp cât acestea respectă criteriul tematic de mai sus.

Un participant poate avea norocul sa ocupe un loc in parada mai multi ani la rand, insa participarea cu un costum cu care a mai fost, este strict interzisa.

Locuri limitate

Nu uita că locurile în Bucharest Gaming Week Cosplay Showcase sunt limitate!

Anul acesta, parada noastră va găzdui un număr de 45 de participanți. Dacă, în momentul în care ai încercat să te înscrii, formularul nu mai era disponibil sau nu mai accepta răspunsuri, înseamnă că toate locurile au fost ocupate. Ne dorim să oferim fiecărui participant timpul și atenția necesare pentru a se bucura de experiența de pe scenă, iar această limită ne ajută să organizăm parada în cele mai bune condiții. Îți mulțumim pentru interes și pentru entuziasmul cu care susții comunitatea cosplay! Chiar dacă nu ai prins un loc în paradă anul acesta, ne bucurăm să te avem alături de noi la eveniment.

Înscrierea și confirmarea participării

Înscrierea se face la link-ul care va accesibil pe pagina de IG Bucharest Gaming Week, pe 3 noiembrie, de la ora 14:00, la postarea dedicată COSPLAY SHOWCASE.

Dacă ai reușit să accesezi formularul de înscriere și să îți completezi datele, felicitări! Ești înscris în paradă! Înscrierea se face direct prin formular, iar completarea și trimiterea acestuia îți rezervă automat un loc în showcase. Din acest motiv, nu vei primi un e-mail separat de confirmare a înscrierii.

În schimb, este foarte important să îți verifici periodic e-mailul pe care l-ai furnizat în formular. Pe această adresă vei primi biletul de acces, precum și informațiile esențiale despre program, organizare și desfășurarea paradei. Te rugăm să urmărești atât căsuța principală de e-mail, cât și folderul Spam sau Promotions, pentru a te asigura că nu ratezi comunicările importante din partea organizatorilor.

Atenție: înscrierea în paradă și primirea biletului de acces sunt lucruri diferite. Asigură-te că ai primit biletul și că ai citit toate informațiile transmise înainte de eveniment!

Accesul și regulile zonei de backstage

Accesul în backstage se va face exclusiv pe baza unei liste nominale, pusă la dispoziția colegului nostru responsabil de paza cortului în care va fi amenajată zona de cosplay. Pe această listă va figura doar cosplayerul înscris la paradă. Accesul persoanelor din afara listei, inclusiv al însoțitorilor, nu este permis sub nicio formă. Prin urmare, fiecare cosplayer trebuie să își asume responsabilitatea pentru echiparea și dezechiparea propriului costum, fără ajutorul unor persoane din exterior. Cu toate acestea, având în vedere numărul mare de participanți din acest an, vă încurajăm să vă sprijiniți reciproc și să vă ajutați între voi, acolo unde este posibil.

Prezența în zona de cosplay este obligatorie cu minimum o oră și jumătate înainte de începerea paradei. După încheierea evenimentului, zona de backstage trebuie eliberată în maximum o oră de la terminarea paradei.

Vă rugăm să respectați aceste intervale pentru a ne asigura că organizarea și desfășurarea paradei decurg în cele mai bune condiții pentru toți participanții.

Cum se desfășoară parada?

Cosplay Showcase are loc sâmbătă, 21 noiembrie, pe Main Stage-ul Bucharest Gaming Week. Show-ul începe la ora 14:00.

Parada se desfășoară într-un interval de timp bine stabilit, motiv pentru care avem nevoie de implicarea și pregătirea fiecărui participant. Pe întreaga durată a showcase-ului va rula o melodie de fundal neutră, comună tuturor participanților, de la începutul până la finalul evenimentului.

Fiecare participant va fi introdus pe scenă de către MC-ul nostru, în timp ce pe ecran va fi afișată fotografia personajului sau a costumului său. Prezentarea va fi însoțită de o scurtă descriere, redactată chiar de participant în formularul de înscriere și citită de MC în momentul intrării pe scenă.

Fiecare participant trebuie să își pregătească de acasă un skit reprezentativ pentru personajul său, cu o durată de minimum 30 de secunde.

Acesta poate consta în mișcări caracteristice personajului, o scurtă interpretare, o secvență de luptă mimată sau orice alt moment scenic care îi pune în valoare personalitatea și identitatea. Important este ca momentul să fie recognoscibil, să se încadreze în timpul disponibil și să poată fi executat în siguranță pe scenă. Vă încurajăm să vă pregătiți momentul din timp, astfel încât fiecare apariție să fie cât mai expresivă și să contribuie la o paradă dinamică, plăcută și memorabilă pentru toți cei prezenți.

Reguli privind recuzita

Din motive logistice și pentru a asigura desfășurarea paradei în condiții optime, nu putem permite utilizarea recuzitei de dimensiuni mari.

Dacă momentul scenic pregătit necesită în mod obligatoriu o recuzită, aceasta trebuie să fie de dimensiuni reduse și ușor de transportat. Fiecare participant este responsabil să își aducă recuzita pe scenă și să o ia cu el la finalul momentului, fără a solicita intervenția unui membru al staffului sau a unui voluntar.

Vă rugăm să luați în considerare aceste condiții atunci când vă pregătiți momentul scenic, astfel încât tranzițiile dintre participanți să se desfășoare rapid și fără întârzieri.

Rețineți: organizatorii și voluntarii nu pot asigura manipularea, transportul sau depozitarea recuzitei utilizate pe scenă.

Goodie bag-uri și Premiul Publicului

Suntem recunoscuți pentru faptul că oferim tuturor participanților o experiență echitabilă, iar acest principiu se aplică inclusiv goodie bag-urilor! Toți participanții la paradă vor primi același goodie bag(unul foarte cool), fără diferențe, clasamente sau departajări. Fiecare participant beneficiază de același pachet oferit de sponsorul nostru, Old Spice, care ne este alături și anul acesta, așa cum v-am obișnuit. Pentru noi, fiecare participant merită aceeași apreciere, indiferent de costumul ales, de experiența în cosplay sau de momentul pregătit pe scenă.

Există însă o categorie specială, separată de goodie bag-uri: Premiul Publicului!

Acesta va fi acordat participantului care obține cele mai multe voturi prin intermediul unei platforme digitale dedicate. Fotografiile participanților vor fi publicate pe platforma respectivă, iar publicul va avea posibilitatea de a-și vota favoriții într-un interval de timp prestabilit in timpul evenimentului.

Perioada de votare, platforma utilizată și toate celelalte detalii privind această categorie vor fi anunțate ulterior, prin canalele noastre oficiale de comunicare. La finalul perioadei de votare, participantul a cărui fotografie acumulează cele mai multe voturi va fi desemnat câștigătorul Premiului Publicului, iar rezultatul va fi anunțat public.

Rețineți că Premiul Publicului este o categorie distinctă și nu influențează goodie bag-urile oferite celorlalți participanți.

Regulament, disciplină și conduită

Chiar dacă suntem un eveniment prietenos, deschis și dedicat comunității, ceea ce face ca parada noastră să fie specială nu ține doar de costumele spectaculoase și de momentele de pe scenă, ci și de valorile pe care le promovăm: disciplina, respectul, ordinea și seriozitatea cu care tratăm fiecare etapă a evenimentului. Pentru ca fiecare participant să aibă parte de o experiență cât mai bună, este esențial să respectăm programul, indicațiile organizatorilor și regulile stabilite. În fiecare an, comunitatea noastră ne-a demonstrat că aceste principii pot fi respectate fără să pierdem atmosfera prietenoasă și entuziasmul care ne definesc. Prin înscrierea în paradă, fiecare participant își asumă că a citit, a înțeles și va respecta regulamentul.

Pentru a menține un mediu sigur, organizat și plăcut pentru toată lumea, există anumite comportamente și situații pe care nu le putem accepta. Acestea vor fi prezentate în continuare, pentru ca fiecare participant să știe exact ce se așteaptă de la el. Încălcarea regulamentului poate atrage avertismente din partea organizatorilor. În cazul abaterilor repetate, se poate ajunge la interzicerea participării la o ediție viitoare a paradei, în funcție de gravitatea situației și de circumstanțele acesteia.

O astfel de măsură înseamnă că persoana vizată nu va putea participa la ediția pentru care se aplică interdicția. Scopul acestor măsuri nu este de a sancționa arbitrar, ci de a proteja participanții, echipa de organizare și buna desfășurare a evenimentului. Din fericire, până acum, comunitatea noastră ne-a oferit motive de bucurie, iar situațiile neplăcute au fost foarte rare. Ne dorim să păstrăm aceeași atmosferă și în acest an, bazându-ne pe responsabilitatea, respectul și implicarea fiecăruia dintre voi.

Ne dorim o paradă în care toată lumea să se simtă binevenită, dar în care regulile să fie respectate de toți, fără excepții.

Ce nu este permis în cadrul paradei?

Pentru siguranța participanților, a publicului și a echipei de organizare, anumite costume, accesorii și obiecte de recuzită nu sunt permise în cadrul Bucharest Gaming Week Cosplay Showcase.

Te rugăm să citești cu atenție lista de mai jos înainte de a-ți pregăti costumul. Dacă ai îndoieli cu privire la un anumit accesoriu sau element de recuzită, recomandăm să ne contactezi înainte de eveniment prin mail (bgwcosplayteam@gmail.com) sau pagina de instagram: https://www.instagram.com/ace.cosplay905?dlrf=em0yODJpcnhoeHFj pentru orice nelamurire la acest aspect.

1. Simboluri și mesaje discriminatorii sau extremist- Nu sunt permise costumele, steagurile, uniformele, însemnele sau patch-urile care promovează ori glorifică:

– Nazismul, fascismul sau alte ideologii extremiste.

– Rasismul, discriminarea sau ura față de anumite categorii de persoane.

– Violența, intimidarea sau mesajele care instigă la ură.

2. Costume cu conținut sexual explicit sau nepotrivite – Nu sunt permise costumele cu caracter vulgar ori cu conotații sexuale explicite, care expun în mod excesiv zone intime sau care nu sunt adecvate contextului unui eveniment public destinat comunității de gaming.

3. Uniforme cu conotații politice, religioase sau paramilitare – Nu sunt acceptate costumele sau uniformele care promovează mesaje politice ori religioase sau care reproduc însemne și echipamente paramilitare într-un mod incompatibil cu regulile de siguranță și conduită ale evenimentului.

4. Arme reale și replici funcționale:

– Arme reale, indiferent de tip.

– Replici funcționale de airsoft, paintball sau arme cu gaz.

– Arme de foc funcționale sau nefuncționale și replici care pot fi confundate cu arme reale.

– Orice obiect conceput pentru a răni, a intimida sau a fi folosit ca armă.

– Replici dure, grele sau foarte realiste, realizate din metal, lemn masiv, rășină rigidă ori materiale similare.

– Săbii metalice, topoare, cuțite, bricege și alte obiecte tăietoare sau înțepătoare.

– Cuțite tip fluture, arme cu lamă dublă și alte replici inspirate din arme reale.

– Obiecte ascuțite, grele sau proiectate pentru a fi aruncate.

– Bâte, bare și alte obiecte de mânuit care pot provoca accidentări, fie că sunt reale, fie că sunt replici.

– Bice sau cravașe mai lungi de un metru, realizate din piele naturală ori prevăzute cu lanțuri metalice.

– Lichide îmbuteliate utilizate ca recuzită, spray-uri și substanțe inflamabile.

– Substanțe interzise sau materiale care pot pune în pericol sănătatea participanților.

– Recuzită medicală cu elemente ascuțite ori funcționale, precum seringi cu ace, catetere, lame sau alte instrumente similare.

– Foarfece, obiecte tăietoare și alte instrumente care pot provoca răni.

– Sticle, recipiente din sticlă și alte obiecte fragile care se pot sparge sau sfărâma.

5. Orice obiect de recuzită trebuie să poată fi transportat și manevrat în siguranță de către participant.

– Greutatea maximă admisă pentru un obiect de recuzită este de 2 kg.

– Nu sunt permise obiectele voluminoase care pot bloca accesul, îngreuna deplasarea în backstage sau afecta desfășurarea momentelor pe scenă.

– Nu sunt acceptate obiectele greu de controlat, care pot lovi accidental alte persoane sau pot deteriora echipamentele tehnice.

6. Dispozitive și echipamente special

Nu sunt permise dronele, aparatele de fum sau alte dispozitive care pot afecta vizibilitatea, siguranța ori echipamentele tehnice ale evenimentului. Dispozitivele Bluetooth și alte echipamente electronice care pot interfera cu desfășurarea paradei sau cu aparatura organizatorilor nu pot fi utilizate fără aprobarea prealabilă a organizatorilor.

Conduită, respect și consimțământ

Ne dorim o comunitate în care fiecare participant să se simtă respectat, în siguranță și liber să își exprime pasiunea pentru cosplay. Tocmai de aceea, conduita și respectarea limitelor personale sunt o parte esențială a regulamentului nostru. Participarea la paradă presupune respectarea acestor principii din momentul înscrierii și până la încheierea evenimentului, inclusiv în interacțiunile dintre participanți și în cele cu echipa de organizare.

Nu sunt acceptate:

Insultele, injuriile, jignirile sau intimidarea altor participanți.
Comentariile răutăcioase, descurajările intenționate sau comportamentele menite să umilească ori să denigreze alți cosplayeri.
Lipsa de respect față de echipa de organizare, voluntari sau evenimentul în sine.
Comportamentele agresive, hărțuirea ( inclusive online) sau orice atitudine care afectează siguranța și confortul celor din jur.

Fotografiile sau filmările în care apar alte persoane se realizează fara acordul acestora.
Îmbrățișările, atingerea costumului, contactul fizic sau orice altă apropiere care depășește limitele personale fara acordul persoanei respective.
Refuzul unei persoane trebuie respectat imediat, fără insistențe, presiuni sau comentarii nepotrivite.

Nu atinge și nu manipula costumul sau accesoriile altui participant fără acordul acestuia.
Ai grijă la volumul, lungimea și elementele costumului tău, astfel încât să nu deteriorezi alte costume, decoruri sau echipamente.
Respectă spațiul celorlalți și indicațiile staffului, în special în backstage și în zonele cu acces restricționat.
Participantii minori care nu am implinit varsta de 18ani, pot participa doar in baza unei copii de buletin si a unui acord semnat de catre un tutore legal.

Fotografii și filmări în backstage

Backstage-ul este un spațiu de pregătire și organizare, în care participanții au nevoie de intimitate și de libertatea de a se pregăti pentru apariția pe scenă.

Din acest motiv:

Nu fotografia și nu filma alte persoane în backstage fără acordul lor.
Nu realiza fotografii cu persoane care mănâncă, beau, se odihnesc sau se află în alte momente personale, fără consimțământul acestora.
Respectă indicațiile echipei de organizare privind fotografierea și filmarea în zonele restricționate.

Toleranță zero față de conflicte

Nu tolerăm hărțuirea, amenințările, intimidarea sau comportamentele abuzive, indiferent dacă acestea au loc în timpul evenimentului sau în mediul online. Orice conflict între participanți trebuie abordat responsabil și, atunci când afectează participarea sau siguranța în cadrul paradei, semnalat organizatorilor înainte de eveniment, pentru a putea fi evaluat și gestionat corespunzător.

Nu încurajăm atacurile publice, provocările sau escaladarea disputelor pe rețelele sociale. Ne dorim ca eventualele neînțelegeri să fie soluționate civilizat, fără a afecta experiența celorlalți participanți.

Orice încălcare a regulilor de conduită poate atrage un avertisment sau alte măsuri, în funcție de gravitatea situației. În cazurile grave, precum hărțuirea, amenințările sau agresiunea, organizatorii pot interveni imediat, inclusiv prin excluderea participantului din paradă.

Abaterile repetate pot conduce la interzicerea participării la ediții viitoare, conform regulamentului general.

Pe scurt: respectul nu este optional – Vrem să ne bucurăm de costume, de personaje, de creativitate și de comunitatea care ne aduce împreună. Pentru asta, avem nevoie de respect reciproc, de limite personale clare și de responsabilitate din partea fiecăruia.

Sperăm ca și anul acesta să ne bucurăm de cât mai multe personaje, de o diversitate cât mai mare și, așa cum v-am obișnuit, de cel mai tare Cosplay Showcase din comunitate! ❤

Abia așteptăm să vedem creativitatea, pasiunea și munca voastră aduse pe scenă și să construim împreună încă o ediție de neuitat!

REGULAMENTUL OFICIAL AL CONCURSULUI LEGO® MARVEL x BUCHAREST GAMING WEEK

Concursul LEGO® Marvel x Bucharest Gaming Week se desfășoară în perioada 9 – 16 noiembrie 2026, ora 23:59.

Regulamentul complet al concursului poate fi consultat aici: Regulamentul oficial al concursului LEGO® Marvel x Bucharest Gaming Week.

Înscrierea în concurs: bucharestgamingweek.ro/concurs-lego-marvel

TERMENI SI CONDITII BGW APP 2026

Intrebari frecvent adresate si raspunsurile aferente